Aquí verás formatos y modelos de cartas de cobro de forma amistosa, luego te mostraré el paso a paso para redactarla y algunos consejos.
Modelos de una carta de cobro amistosa: Ejemplo
Ejemplo: 1
Buenos Aires, 30 de mayo de 2023
Tecnolife S.A
LIC. Mirla Santos
Directora de contabilidad
Estimada Lic:
Reciba usted un cordial saludo, de parte de ANCOR PRODUCTION; una empresa que se siente satisfecha por tener un cliente distinguido como usted.
Por medio de la presente se le notifica sobre un pago atrasado del pasado mes de febrero en concento de servicios de organización de eventos realizados en Mendoza.
Nos consta la responsabilidad y compromiso que ha demostrado con los pagos a nuestra empresa durante el tiempo que hemos colaborado, por lo que le invito a realizar los pagos atrasados antes de finalizar este mes, para evitar así verme en la penosa necesidad de aplicar recargos según estipula las políticas de la empresa.
Sin más que decir y deseándole éxitos en sus funciones, me despido de usted:
_________________________
Ing. Raúl Chiari
Gerente de Ancor Production
Ejemplo 2:
Barranquilla, 30 de mayo de 2024
Sr Miguel Camargo
Respetado Sr:
Sea esta carta portadora de un caluroso saludo, me permito recordarle el pago pendiente que tiene por la compra la finca 2120 en Montecarlo de Barranquilla.
Estoy consciente que es usted un sr muy ocupado y que es probable que ha olvidado dicho trámite, pero necesito que se haga el pago se haga efectivo lo más pronto posible para poder conseguir la firma de la notaría y así culminar el traspaso de la finca.
Me despido de usted, deseándole un excelente fin de año.
Atentamente:
________________________
Rolando Córdoba
¿Qué es una carta de cobro?
Una carta de cobranza amistosa es aquella en las que un fiador da a conocer a su cliente de forma cortés que el pago de las cuotas o totalidad de la deuda deben ser cancelada en los siguientes días.
Estas deudas adquiridas son de mutuo acuerdo y hay una buena relación entre las partes, por la diligencia con que el cliente realiza sus pagos a tiempo, por lo que, facilita al acreedor tener plena confianza, en cuanto a los productos que deja para que este vaya pagando en las cuotas que solicite.
¿Cómo escribir una carta de cobro amistosa paso a paso?
Para redactar una carta de cobro amistosa se debe tomar en cuenta que el discurso a utilizar es afinado con las palabras, para lograr el pago requerido.
Es por ello que su tono es muy cordial, familiar pero formal, con coherencia entre las ideas para que no haya malos entendidos.
Debemos tomar en cuenta el diseño y presentación de la carta, debe ser agradable y muy bien redactada, precisa y coherente con respecto a la organización de las ideas expuestas y seguir los siguientes pasos que ayudarán a elaborarla correctamente.
Membrete de la Empresa:
Si eres una persona natural o jurídica, debes colocar el membrete de tu empresa, acompañada de los logos de la misma, porque la intención de esto es dar formalidad a la carta y decir a tu cliente que es importante para tus negocios.
Fecha:
Se coloca el lugar, la fecha y el año, en que se redacta la carta. Se coloca debajo del membrete de lado derecho.
Destinatario:
Es la persona natural o jurídica a la cual va dirigida la carta, se coloca su cargo, estos datos deben ir en mayúsculas y resaltados en negrita, se colocan de lado izquierdo de la carta.
Después se dirige personalmente para comenzar a desarrollar el texto de la carta.
Saludo:
El texto de la carta comienza con un saludo cordial y luego se comienza a redactar el mensaje.
Texto de la carta:
Con un discurso formal y agradable comienzas a desarrollar la carta; recordando al cliente que las fechas de pago están cercanas, resaltando lo importante que ha sido este negocio para ambas partes, y que ha sido un honor estar a su servicio.
Despedida:
Utilizando el mismo tono cordial empleado en la redacción se despide.
Firma:
Se coloca la firma del encargado de hacer el cobro de la deuda.
Datos importantes
En la redacción de una carta de cobranza de deuda hay que saber hasta qué punto la cordialidad afecte la lectura, pues la redacción de la misma tiene un objetivo, el cual es obtener el pago de la deuda adquirida.
Por lo que, debe ser un discurso cordial, pero firme; que resalte la importancia que el cliente representa para su empresa pero que a su vez afirme su sentido de responsabilidad y puntualidad, a la hora de realizar el pago pendiente.
Frases que podemos usar:
Al redactar una carta de cobranza amistosa, se emplea mucho la cordialidad en el discurso que se está utilizando, todo estos argumentos cumplen dos funciones; lograr el pago de la deuda adquirida y decir al cliente que es importante en el desarrollo de sus actividades económicas.
Generalmente se utilizan frases de agradecimiento, conformidad con los pagos y afirmación a la oportunidad que han tenido por haber formado parte de este negocio; tales como:
- Esta empresa ha contado siempre con clientes como usted.
- Hemos trabajado con personas comprometidas.
- Este negocio ha sido de gran importancia.
- Su compromiso ha contribuido a la eficiente relación financiera.
- Es para notificar que en los próximos días se vence la fecha de pago.
El objetivo de esta carta de cobranza no es para presionar al cliente sino más bien para recordarle que debe realizar el pago lo más pronto posible.
Más contenido en: Formato Carta