Las cartas de autorización para retirar documentos se redactan para delegar a otras personas a realizar el retiro de documentos importantes que no se pueden hacer de manera personal debido a una situación que te impide hacerlo por tu propia cuenta.
En estos casos se asigna a una persona responsable y de entera confianza, que pueda ir a retirar estos documentos y facilite esta gestión sin mucho contratiempo.
Al redactar la carta, se debe utilizar un discurso formal, pues en la mayoría de los casos, están dirigidas a instituciones, a personas naturales o jurídicas, que representan un cargo importante dentro de una entidad, además la misma debe estar avalada con la copia de los documentos de identidad de las partes y en caso de ser un motivo médico, presentar la constancia que justifique tu ausencia.
Modelo de carta de autorización de retiro de documentos: Ejemplo
¿Cómo escribir una carta de autorización para retirar documentos paso a paso?
Al escribir una carta de autorización para retirar documentos; se debe tomar en cuenta que está va dirigida a una entidad, que representa un nivel de autoridad con respecto a un área específica.
Por lo que, el discurso que se debe emplear debe ser formal y muy coherente; describiendo de manera objetiva los hechos que rodean la ausencia del representante legal del documento y la autorización del responsable que realizará el trámite.
También se debe tomar en cuenta esta forma de redacción detallada; para que las ideas queden bien organizada:
Membrete de la institución:
Estas cartas van dirigidas a instituciones específicas, en las cueles se han realizado trámites con documentos para un fin determinado; así que tu carta debe llevar: el membrete de esta entidad; con sus logos.
Fecha:
La fecha que se redacta la carta, debe ir organizada por el lugar, día, mes y año en que se hizo.
Destinatario:
El destinatario es a quien va dirigida la carta; en este caso la persona natural o jurídica que representa la institución donde se encuentran tus documentos.
Estos datos se colocan de la siguiente manera; nombre del área correspondiente y representante de la misma. Se colocan en mayúsculas resaltadas en negrita y va de lado derecho.
Asunto:
Hace referencia al porqué se está redactando esta carta. Se coloca debajo del destinatario.
Remitente:
Se refiere a la persona que realiza la autorización; acá se colocan los datos personales, nombres, apellidos, número de identidad y correo. Se colocan debajo del asunto, de lado derecho y resaltado en negrita.
Texto de la carta:
El texto se redacta con un discurso formal y descriptivo; en él, se autoriza a la persona responsables de retirar los documentos y se resalta y subrayan sus datos personales y número de identificación; también es válido decir el parentesco con ella, para brindar más confiabilidad a la institución sobre quien recoge los documentos.
Despedida:
Se realiza una breve despedida esperando ser atendidos lo antes posible.
Datos importantes:
Las causas más comunes que impiden a una persona retirar a estos documentos es: viajes; enfermedad o accidente; que tengan otro compromiso importante que no te permiten ir a buscarlos.
Cuando se redacta una carta para autorizar retirar documentos, se debe tomar en cuenta que para que esto sea posible; debe ir un familiar directo; como esposo, hijo, padre o madre.
Al colocar sus datos, no debe haber error y coincidir con el documento de identidad anexado.
Los retiros de documentos lo deben realizar personas responsables; estos son importantes y se deben manejar con sumo cuidado para evitar extravíos.
Frases que podemos usar:
En la redacción, de una carta de autorización para retirar documentos se utiliza frecuentemente un tono descriptivo en el mensaje; pues relata el porqué de la ausencia de la persona y como un responsable retirara los documentos en cuestión. Para ello, utilizan frases como:
- Debido a una situación que escapo de mis manos no podré retirar los documentos
- Por este medio autorizo a
- La ciudadano(a) retira mis documentos
- Mi representante va hacer el retiro de mis documentos
En plena facultad de mis condiciones mentales, autorizo a:
Algunos consejos:
Este tipo de autorización es una carta formal porque va dirigida a una institución por lo que, deben anexar las copias de los documentos de identidad de ambas partes para verificar que los datos coincidan.