Carta de autorización para retirar documentos

Las cartas de autorización para retirar documentos se redactan para delegar a otras personas a realizar  el retiro de documentos importantes que no se pueden hacer de manera personal debido a una situación que te impide hacerlo por tu propia cuenta.

En estos casos se asigna a una persona responsable y de entera confianza,  que pueda ir a retirar estos documentos y facilite esta gestión sin mucho contratiempo.

Al redactar la carta, se debe utilizar un discurso formal, pues en la mayoría de los casos, están dirigidas a instituciones, a personas naturales o jurídicas,  que representan un cargo importante dentro de una entidad, además  la misma debe estar avalada con  la copia de los documentos de identidad de las partes y en caso de ser un motivo médico, presentar la constancia que justifique tu ausencia.

Modelo de carta de autorización de retiro de documentos: Ejemplo

 

¿Cómo escribir una carta de autorización para retirar documentos paso a paso?

Al escribir una carta de autorización para retirar documentos; se debe tomar en cuenta que está va dirigida a una entidad,  que representa un nivel de autoridad con respecto a un área específica.

 Por lo que, el discurso que se debe emplear debe ser formal y muy coherente; describiendo de manera objetiva los hechos que rodean la ausencia del representante legal del documento y la autorización del responsable que realizará el trámite.

También se debe tomar en cuenta esta forma de redacción detallada; para que las ideas queden bien organizada:

Membrete de la institución:

Estas cartas van dirigidas a instituciones específicas,  en las cueles se han realizado trámites con documentos para un fin determinado; así que tu carta debe llevar: el membrete de esta entidad; con sus logos.

Fecha:

La fecha que se redacta la carta, debe ir organizada por el lugar, día, mes y año en que se hizo.

Destinatario:

El destinatario es a quien va dirigida la carta; en este caso la persona natural o jurídica que representa la institución donde se encuentran tus documentos.

Estos datos se colocan de la siguiente manera; nombre del área correspondiente y representante de la misma. Se colocan en mayúsculas resaltadas en negrita y va de lado derecho.

Asunto:

Hace referencia al porqué se está redactando esta carta. Se coloca debajo del destinatario.

Remitente:

Se refiere a la persona que realiza la autorización; acá se colocan los datos personales, nombres, apellidos, número de identidad y correo. Se colocan debajo del asunto,  de lado derecho y resaltado en negrita.

Texto de la carta:

El texto se redacta con un discurso formal y descriptivo; en él, se autoriza a la persona responsables  de retirar los documentos y se resalta y subrayan sus datos personales y número de identificación; también es válido decir el parentesco con ella,  para brindar más confiabilidad a la institución sobre quien recoge los documentos.

Despedida:

Se realiza una breve despedida esperando ser atendidos lo antes posible.

 

Datos importantes:

 

Las causas más comunes que impiden a una persona retirar a estos documentos es: viajes; enfermedad o accidente; que tengan otro compromiso importante que no te permiten ir a buscarlos.

Cuando se redacta una carta para autorizar retirar documentos, se debe tomar en cuenta que para que esto sea posible; debe ir un familiar directo; como esposo, hijo, padre o madre.

Al colocar sus datos,  no debe haber error y coincidir con el documento de identidad  anexado.

Los retiros de documentos lo deben realizar personas responsables; estos son importantes y se deben manejar con sumo cuidado para evitar extravíos.

Frases que podemos usar:

En la redacción, de una carta de autorización para retirar documentos se utiliza frecuentemente un tono descriptivo en el mensaje; pues relata el porqué de la ausencia de la persona y como un responsable retirara los documentos en cuestión.   Para ello, utilizan frases como:

  • Debido a  una situación que escapo de mis manos no podré retirar  los documentos
  • Por este medio autorizo a
  • La ciudadano(a)  retira mis documentos
  • Mi representante va hacer el retiro de mis documentos

En plena facultad de mis condiciones mentales, autorizo a:

Algunos consejos:

Este tipo de autorización es una carta formal porque va dirigida a una institución por lo que, deben anexar las copias de los documentos de identidad de ambas partes para verificar que los datos coincidan.

 

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