Siempre que una persona e incluso una empresa necesiten dar a conocer a una persona o grupo de personas sobre un hecho que intervenga de alguna forma con la productividad del lugar de trabajo, se utiliza la carta para poner en conocimiento.
Este documento sirve para notificar sobre una actividad o evento que sucederá pronto. Por ello se debe redactar con suficiente tiempo para que todos los involucrados puedan solventar cualquier problema que pueda surgir.
Si necesitas dar un aviso a tu empresa o a una persona en particular. Hoy te explicaremos todo lo que una carta para poner en conocimiento contiene y la estructura que debe cumplir para que la redactes de manera apropiada.
¿Cuándo se utiliza una carta para poner en conocimiento?
La carta se emite con antelación cuando es necesario comunicar sobre un evento que está por ocurrir. Por ejemplo, un trabajador emite la carta para poner en conocimiento al departamento de recursos humanos que se acercan sus vacaciones y que las tomará. También se utiliza cuando un empleado decide renunciar, la carta sirve para poner al tanto a la empresa y que sean capaces de encontrar a su reemplazo lo más pronto posible para no afectar la productividad de la empresa.
Las empresas también utilizan este tipo de documento para notificar un hecho importante a todos sus empleados, como por ejemplo un cambio de sede de la oficina, la visita de un importante inversionista o incluso para poner al tanto a todos sobre el estatus de los proyectos en curso y los que están por comenzar.
La carta para poner en conocimiento también se utiliza en caso de que la empresa decida no renovar el contrato de un empleado, de este modo él tendrá el tiempo suficiente para buscar un nuevo empleo y que la noticia no le afecte.
Partes y estructura
Las cartas para poner en conocimiento se redactan de manera formal y, por lo general, no son extensas. Al ser un documento formal, es importante que esté bien redactada y sin errores ortográficos.
A continuación, dejamos para ti cada una de las partes que componen una carta para poner en conocimiento y su estructura:
Recuerda escribir la carta de manera respetuosa sin tutear al destinatario y también cumplir con las fechas del evento que dejas por escrito. Pues un cambio en las fechas podría afectar negativamente a la empresa. [Fecha] [Nombre a quien va dirigido] Estimados señores, Por medio de la presente, me dirijo a ustedes para poner en su conocimiento la siguiente situación [explicar la situación], el cual me ha generado [explicar las consecuencias]. Por esta razón, quisiera solicitarles su ayuda para solucionar este problema lo antes posible y les pido que por favor consideren [explicar la solución deseada]. Quedo a la espera de su pronta respuesta y agradezco de antemano la ayuda que me puedan brindar. Atentamente,
[Ciudad, Estado y Código Postal]
[Información de contacto]Te recomendamos estas Cartas:
