Modelo de carta de queja

Casi todos los individuos han enfrentado un problema personal al recibir una calidad insatisfactoria de bienes o servicios, violaciones flagrantes, o fueron tratados mal en relación con sus derechos como consumidores. Por eso, aquí te mostraré el formato de una carta de queja y te enseñare cómo redactarla correctamente.

Modelo de carta de queja: Formato

Cómo escribir una carta de queja: Paso a paso

• Deberías entender claramente el problema.

Después de escribir un encabezamiento formal y un saludo, declare la razón por la que está escribiendo su carta a las autoridades. Informe a su destinatario sobre su reacción a ciertos eventos o productos.

• Describe tu problema:

Utilice una descripción del problema que considere apropiada y luego proporcione alguna información de fondo detallada; describa las circunstancias que dieron lugar a su insatisfacción. Luego, amplíe los efectos y las consecuencias que tuvo el problema: muestre el daño que ha sufrido.

Después de describir su problema, debe declarar qué es exactamente lo que quiere que su destinatario haga de acuerdo con la situación. Puedes pedirle que investigue la situación para identificar a los responsables, exigir una compensación, pedir algunas correcciones, etc.

Opcionalmente, puede agregar una advertencia; esto puede ser una amenaza de tener un juicio en relación con el caso, romper una sociedad comercial o realizar otras acciones que no son deseables para el destinatario.

• Escriba un cierre para su carta:

Sea cortés aquí; exprese su esperanza de una resolución pacífica y mutuamente beneficiosa de la situación o su pesar por tan desafortunado malentendido.

Algunas posibles razones para presentar una carta de denuncia son:

• La mala calidad de los productos adquiridos o los servicios prestados
• La pereza de los funcionarios
• Trato injusto
• La mala conducta de las autoridades en el lugar de trabajo
• La dominación de los niños por los maestros en la escuela
• Corrupción
• Una infracción de los derechos

Puntos clave a considerar:

Lo que es importante recordar sobre la escritura y el envío de cartas de queja es que deben hacerse a tiempo. Esto es especialmente crucial si su queja se refiere a productos que están cubiertos por un período de garantía.

Los productos comprados a través de Internet a menudo tienen límites de tiempo, durante los cuales el cliente puede exigir la devolución o el reemplazo de las piezas defectuosas.

Una carta de queja escrita de manera concisa y directa al punto es mejor que una larga carta llena de detalles innecesarios. Las cartas de reclamación suelen estar escritas en párrafos cortos y la longitud de una carta completa no suele ser superior a una página.

Puede tomar algún tiempo para que su queja sea satisfecha, por lo que esperar resultados inmediatos no es razonable. Sin embargo, el hecho de especificar una fecha exacta en la que esperará una respuesta, o esperará que el problema se resuelva, jugará a su favor.

En el caso de que se envíen varias cartas de queja para resolver un solo problema y aún así no se cumplan los resultados deseados, escriba a alguien que esté más arriba en la cadena de mando y mencione la inactividad de los de rango inferior.

Algunos consejos para escribir la carta de queja perfecta:

• Lo que es importante recordar sobre la escritura y el envío de cartas de queja es que deben hacerse a tiempo. Esto es especialmente crucial si su queja se refiere a productos que están cubiertos por un período de garantía. Los productos comprados a través de Internet a menudo tienen límites de tiempo, durante los cuales el cliente puede exigir la devolución o el reemplazo de las piezas defectuosas.

• Una carta de queja escrita de manera concisa y directa al punto es mejor que una larga carta llena de detalles innecesarios. Las cartas de reclamación suelen estar escritas en párrafos cortos y la longitud de una carta completa no suele ser superior a una página.

• Puede tomar algún tiempo para que su queja sea satisfecha, por lo que esperar resultados inmediatos no es razonable. Sin embargo, el hecho de especificar una fecha exacta en la que esperará una respuesta, o esperará que el problema se resuelva, jugará a su favor.

• En el caso de que se envíen varias cartas de queja para resolver un solo problema y aún así no se cumplan los resultados deseados, escriba a alguien que esté más arriba en la cadena de mando y mencione la inactividad de los de rango inferior.

¿Qué cosas son aconsejables?

• Sea exacto sobre lo que quiere de su destinatario: un reembolso, una consideración material, la sustitución o devolución de un producto, un cupón, un descuento, etc.

• Tómese un tiempo para calmarse antes de escribir su carta de queja.

• Manténgase claro y directo al punto. No entre en descripciones excesivas de lo mal que le ha afectado el problema; comunique su caso completamente, pero sin detalles y emociones innecesarias.

• Cree una línea de tiempo de los eventos que resultaron en la situación problemática actual; evite apilar todos los hechos. En lugar de ello, sea organizado y conciso, y deje claro al destinatario cómo se desarrollaron los acontecimientos.

• Mantenga los rastros de papel. Guarde cada recibo, cada memorándum de caja y carta, y haga copias de ellos. Si habla con el destinatario por teléfono, tome notas incluyendo la hora, la fecha y las personas con las que habló.

¿Qué no es aconsejable hacer?

• No seas grosero, sarcástico u ofensivo. Sé asertivo, pero mantén la calma y la cortesía.

• No amenaces con abusar. Puede mencionar juicios en el caso de que un receptor se niegue a cooperar con usted en la solución de su problema, pero puede enfrentarse a graves problemas legales si amenaza con hacer daño, utiliza la extorsión o realiza cualquier otra acción inapropiada.

• No culpe a su destinatario, ya que en la mayoría de los casos la persona a la que dirige su carta de queja no es responsable del daño que se le ha infligido. La mejor manera de comunicarse con su destinatario es tratar la situación desfavorable como un malentendido que puede ser eliminado gracias a la cooperación tanto de usted como de su destinatario.

• No olvide adjuntar a la carta toda la documentación necesaria para probar su queja. No envíe los originales: haga copias de los documentos importantes, certifíquelos ante notario si es necesario, y envíelos junto con la carta a su destinatario

• No se dé por vencido si su primera carta de queja no tuvo efecto o quedó sin respuesta. Revísela, si es necesario, y siga enviando cartas para llegar a la solución que desea.

Errores comunes al escribir una carta de queja:

• Siendo vago. Dado que una carta de reclamación es un documento importante que a veces puede ser utilizado incluso en casos judiciales cuando se decide acudir a la justicia para resolver el problema, ser lo más específico posible con respecto al incidente que ocurrió, añadiendo nombres, fechas, etc.

• Expresar sus emociones negativas de manera ofensiva. Puedes permitirte expresar una decepción razonable en tu carta de queja, pero no rabia.

• Enviando una copia manuscrita de la carta de queja. Esto reduce la seriedad de su reclamación, especialmente si la carta contiene errores gramaticales y de puntuación.

• Amenazar con una acción legal en su primera comunicación. En primer lugar, tratar de negociar con una resolución a su problema. Mencione la acción legal sólo cuando vea que su destinatario no está dispuesto a satisfacer sus peticiones.

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